Suporte ao TASY: Conceitos, Implantação e Manutenção de Usabilidade em Alto Nível
SUPORTE TASY: CONCEITOS, IMPLANTAÇÃO E MANUTENÇÃO DE USABILIDADE EM ALTO NÍVEL
Tudo o que você precisa saber sobre Suporte ao Tasy. Uma excelente fonte de conhecimento para você entender todos os principais pontos deste poderoso ERP.
Antes de falarmos sobre a usabilidade em alto nível e resultados positivos, precisamos entender um pouco mais sobre o TASY. Dessa forma, ao pensarmos em usar o sistema como um Software de Gestão Hospitalar, garantindo alta usabilidade e desempenho em nível de excelência, se faz necessário compreender os conceitos, as funcionalidades e aplicabilidades para uma gestão integrada através do programa, ao mesmo tempo que é preciso estar atento aos cuidados necessários para garantir e multiplicar o conhecimento das diferentes equipes de usuários.
Nesse sentido, considerando a infraestrutura e qualificação profissional dos departamentos de Tecnologia da Informação, nos mais variados níveis e perfis hospitalares, é considerável a necessidade de Suporte Especializado para garantir o diagnóstico efetivo dos processos como implantação, sustentação e educação corporativa que inclui também, Treinamentos Especializados sobre o TASY. Sendo assim, vamos entender um pouco sobre esses diferentes pontos neste artigo.
SUPORTE A INTEGRAÇÃO DOS PROCESSOS ASSISTENCIAIS E ADMINISTRATIVOS
O Tasy é um sistema Enterprise Resource Planning (ERP), de propriedade da empresa Holandesa Philips, focado no apoio a gestão de Instituições de Saúde, Hospitais, Clínicas, Laboratórios, Centros de Imagem e Operadoras de Saúde.
Nesse sentido, ele é considerado um Software de Gestão Integrada entre todas as áreas de operação, permitindo também a conexão com diversos equipamentos médicos, tomógrafos, centrais de ressonância, ultrassom, monitoramento de sinais vitais, além de integração com outros ERP’s de gestão administrativa.
Considere também como ponto forte, a capacidade de integração entre as equipes assistenciais e administrativas, além da efetiva oportunidade de melhoria em processos multidisciplinares que o sistema traz em suas múltiplas alternativas de configurações.
Vale ressaltar que, na versão HTML5, as possibilidades de integração com soluções periféricas (ou satélites) de terceiros, também traz ao sistema excelentes oportunidades de melhorias utilizando TASY como plataforma central além de outras soluções complementares para atender necessidades específicas.
INTEGRAÇÃO DAS ÁREAS: MANTENDO AUTONOMIA PARA REGRAS E PROCESSOS
Uma instituição de saúde envolve uma complexa área de Gestão Administrativa que opera serviços com foco direto na assistência a pacientes de perfis diferentes. Nesse contexto, o TASY pode ser dividido em cinco especialidades (veja abaixo), e como já mencionado, essas estão totalmente integradas.
Para uma compreensão mais conectada com as realidades das instituições, podemos considerar a segmentação do produto entre as seguintes áreas:
* Atendimento e Serviços de Apoio ao Diagnóstico (SADT)
* Assistencial
* Suprimentos
* Faturamento
* BackOffice
No entanto, atualmente a Philips discute essa divisão em quatro blocos que se integram dentro de uma temática de atuação. Assim, o sistema já começa a ser considerado em uma divisão binária, entre clínico e não clínico, onde na parte clínica seria incluso o Cuidado ao Paciente e Gestão Hospitalar e na parte não clínica engloba Suprimentos e toda parte Administrativa.
Mediante ao que explicamos acima, nosso COO – Cristiano Silva, com mais de 20 anos de experiência comandando equipes dedicadas na implantação e manutenção do TASY, afirma:
“…independente da forma representativa dessas áreas e atividades, um ponto de consenso é que a organização institucional através do ERP Tasy permite, a cada área, autonomia e independência para elaborar regras específicas que visam obter o máximo desempenho dentro dos seus respectivos departamentos ou serviços”.
ÁREAS INSTITUCIONAIS TEM GRANDE IMPACTO POSITIVO COM A IMPLANTAÇÃO DO TASY
A implantação do TASY, traz grandes resultados positivos para diferentes áreas institucionais ao permitir a integração entre os processos e fluxos dos diversos setores que ele engloba. Entre os resultados positivos, alguns são de impactos qualitativos e outros são impactos quantitativos.
Mediante a reorganização dos processos de maneira integrada no software, algumas áreas se mostraram ainda mais favorecidas com resultados que antes não eram evidenciados. Os principais setores apontados como beneficiados pela restruturação de fluxos sistêmicos, onde surge uma oportunidade para desenho de regras na pontas do processo, são os de faturamento e contabilidade. Essa mudança está nos processos e práticas no que diz respeito a suprimentos, serviços e principalmente faturamento, decorrente da assistência e uso de materiais e medicamentos com os pacientes.
Segundo nosso Diretor – Ricardo Martins, com vasta experiência em faturamento hospitalar e responsável por nos ajudar a atingir resultados surpreendentes na área de diferentes clientes EXPO KAIZEN (clique aqui para assistir alguns depoimentos), o aumento no volume faturado pode surpreender a direção de muitos hospitais, se os processos e regras sistêmicas forem organizadas adequadamente.
De acordo com ele, isso pode ser visto claramente no caso do faturamento porque, entre outros fatores:
“…as Regras de Lançamento Automático (RLA), propiciam aos faturamentos hospitalares, poderosos instrumentos para evitar perdas de lançamentos de faturamento nas diversas áreas pelas quais o paciente transita. Lembrando que todo esse processo de registro em conta do paciente passa a ser de forma automatizada, poupando a instituição possíveis perdas ou não geração de receita por falhas humanas”.
O especialista também usou como exemplo o módulo de custos, que à partir de uma implantação em níveis de maturidade adequados, proporciona a possibilidade de apuração de custos por departamento, por procedimento e ainda por profissional. Segundo ele:
“…isso contribui de maneira impactante para a administração da instituição, pois permite negociarem com as partes envolvidas, devido as informações que possibilitam comparar desempenhos”.
Sendo assim, esses dois departamentos poderão se beneficiar de tempo extra disponível para trabalhos de análises estratégicas, considerado mais importante na obtenção de novos ganhos e redução de perdas por parte da contabilidade, principalmente no segmento de suprimentos.
SUPORTE A JORNADA DE TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NAS INSTITUIÇÕES DE SAÚDE
A jornada de transformação digital promovida e patrocinada pelos CEO’s das Instituições de Saúde passam, invariavelmente, por altos investimentos em infraestrutura e processos de implantação de software, motivo pelo qual essa jornada resulta normalmente em altos índices de cobrança aos stakeholders do projeto.
IMPORTANTE: Muitas vezes, sem apoio de uma equipe de processos multidisciplinar especializada, o departamento de Tecnologia da Informação (TI) das Instituições acabam respondendo pelo projeto sem a visibilidade real do que será demandado ao longo deste. A necessidade de redesenho de processos atuais, novos processos e alternativas de fluxos para obter o melhor desempenho possível da solução, são alguns dos fatores que fazem o projeto retroagir e buscar no mercado equipes mais especializadas na implantação de Tasy.
SUPORTE 24 HORAS GARANTEM NÍVEL ELEVADO DE USABILIDADE E PERFOMANCE DOS PROCESSOS NO TASY
A partir de um GoLive, processo onde o TASY entra efetivamente em ação, as instituições de saúde iniciam uma nova etapa no desafio: Manter constante o andamento e processo evolutivo após uma implantação normalmente custosa e dolorida.
Sendo assim, um questionamento muito comum de quem apostou alto nessa revitalização digital, implantando TASY e tirando da zona de conforto todas as áreas da instituição é:
“Como manter e melhorar, de forma contínua e permanente, o que já foi feito até o momento em que se concretizou a implantação?”
Por se tratar de um dos maiores desafios das Instituições Hospitalares, fizemos questão de pedir a participação direta do nosso CEO – Marcelo Moraes, que atua a quase 30 anos nesse mercado e já esteve também do outro lado, como Diretor de TI em um grande grupo hospitalar, participando desde a escolha dos primeiros ERP’s a transição para o TASY incluindo desenvolvimento de aplicativos que geram aumentos e ganhos percebidos de forma 100% integrada com o sistema.
Já como CEO da EXPO KAIZEN teve a oportunidade de vivenciar a implantação e manutenção do TASY em diferentes instituições pelo Brasil e em todas as suas versões: Delphi, Java e a mais recente, em HTML-5. Marcelo afirma que:
“…a manutenção das equipes de analistas com experiência em Tasy no período pós-implantação é um desafio gigantesco para as Instituições. Normalmente são profissionais caros, que levam de 2 a 3 anos para atingirem um estágio de maturidade adequado para exercer as funções de sustentação de Tasy”.
Ele ainda destaca que “…esses profissionais são alvos de contratação pela concorrência dos grandes players de saúde, além das empresas de consultorias especializadas nesse tipo de serviço”. Segundo o CEO, foi pensando nisso que a EXPO KAIZEN, em um mercado tão competitivo, se reorganizou rapidamente para fornecer segurança a seus clientes e também para se manter sólida em relação a número e qualidade de seus recursos humanos.
A EXPO KAIZEN, há 3 anos, passou a disponibilizar um impactante serviço a seus clientes. Considerando as oportunidades que a tecnologia nos oferta em relação ao atendimento remoto, a nossa empresa se diferenciou no mercado de TASY, oferecendo um serviço de Suporte com uma Equipe Multidisciplinar de Processos e do Sistema de forma remota, atendendo a todo território nacional com baixo custo para o cliente e alto desempenho em seus Service Level Agreement (SLA).
Nesse serviço, através de tickets de chamados, o nosso Service Desk Remoto (SDR) atende a seus clientes com profissionais especializados por área, de forma contínua, 24 horas, evitando que as operações sofram com grandes atrasos nos tempos de atendimento.
Essa estratégia reduz muitos impactos negativos na operação, desde as atividades assistenciais junto ao paciente e até mesmo demora nos envios das contas hospitalares às operadoras de saúde. O CEO explica que:
“…o SDR retira a carga de seus clientes, do processo de investimento em qualificação e manutenção destes profissionais internos da Instituição de Saúde. Além disso, é muito importante entender que o serviço evita a quebra de continuidade que ocorre quando, eventualmente, um destes profissionais sai da Instituição e consome-se muito tempo para reposição e adequação necessária ao próximo que chega para substituí-lo, tendo que conhecer todo fluxo daquela instituição.”
Esses impactos negativos podem ser grandes, pois ainda que se contrate um conhecedor do sistema, o profissional precisa conhecer os processos já implantados, algo que demanda bastante tempo, considerando as diversas áreas.
Em resumo, toda essa construção aconteceu pelo entendimento da EXPO KAIZEN de que o processo de sustentação das bases TASY pela instituição hospitalar e a alta disponibilidade que algumas instituições de saúde exigem em seus serviços, tornam esse processo custoso e crítico. Nosso atendimento dedicado e exclusivo garante à Instituição o menor impacto possível, principalmente relacionado às equipes médicas e assistenciais que requerem tratativa imediata.
ENSINO & CARREIRAS: FORMAÇÃO DE PROFISSIONAIS TASY E GESTÃO DOS TREINAMENTOS CORPORATIVOS
Outro importante serviço disponibilizado pela EXPO KAIZEN é o Núcleo de Ensino e Carreiras. Para organizar esse serviço a empresa montou um Time Especializado na área de ensino, saúde e as principais vertentes da camada de negócio na área hospitalar e tecnológica, uma junção difícil e desafiadora, mas a EXPO KAIZEN se orgulha por ter conseguido.
O Núcleo de Ensino e Carreiras fornece os subsídios, incluindo metodologias e ferramentas, para a formação de novos profissionais de TI com domínio total do TASY além dos processos em todos os níveis do segmento. Assim, nosso serviço é extremamente útil para Instituições que desejam seguir com a estratégia de ter um time próprio que suporte a manutenção de uso do software.
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Além disso, com objetivo de obter o melhor desempenho possível nos processos implantados através do sistema, o serviço ofertado pelo Núcleo de Ensino e Carreiras pode atuar na Gestão dos Treinamentos Corporativos. Nessa estratégia, nossa empresa atua promovendo a qualificação e gerenciando o treinamento de todos os novos profissionais contratados pela instituição, monitorando os processos implantados e garantindo que o colaborador esteja em condições de executar, sistemicamente, o fluxo e processo proposto para sua função. Dessa forma, apoiamos as novas boas práticas que a instituição elabora após a fase de implantação.
Fazendo o papel de guardião dessas condutas, o Núcleo de Ensino e Carreira, audita os processos e sinaliza ao departamento de qualidade quando identifica alguma operação que possa pôr em risco a alta performance dos processos já implantados.
INOVAÇÃO NO SUPORTE AO TASY - Em breve
A EXPO KAIZEN, mais uma vez, inova serviços destinados ao uso do software. Dessa vez saímos na frente com uma proposta com soluções rápidas através da inteligência artificial. O serviço Cloud KBR (Knowledge Base Reference) trará, em breve ao mercado Tasy, a possibilidade de consultas para apoio técnico na solução das demandas geradas pelo sistema, baseada em Inteligência Artificial. Isso auxilia na curva de aprendizado dos analistas de suporte, fornecendo dicas importantes no processo de implementação de boas práticas de forma permanente ao produto e auxiliando também os usuários finais que utilizam o sistema em seus processos para consultas de forma rápida e dinâmica.
Se quiser saber mais sobre como essa solução pode se aplicar à sua empresa, entre em contato conosco mandando uma mensagem pelo WhatsApp ou clique no botão abaixo que um especialista entrará em contato com você.
Nós da EXPO KAIZEN acreditamos que todo problema tem uma solução que a tecnologia pode ajudar.
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